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1 Archiviste Mission / Niamey/1077

  • Puesto: 1 Archiviste Mission / Niamey/1077
  • Organización: Acción contra el hambre
  • Fecha límite: 3 de Julio de 2018
  • Lugar: Niger, Niamey
  • Método de contacto:
    http://ow.ly/Gcqu30k3Mgl

Descripción:

Durée : 6 mois

Date de prise de poste : 03-Jun-2018

Objectif général du poste

Au sein de l´équipe audit, l´archiviste est en charge de classer et d´archiver au quotidien les documents des départements support : Finance, Logistique, RH.

Il/Elle apporte son support à la Chargée Audit pour rassembler les documents demandés par les auditeurs internes et externes.

Il/Elle est force de proposition pour améliorer les techniques de classement et d´archivage des trois départements pour lesquels il/elle travaille.

Principales responsabilités

Objectif 1 : Classer les documents des services financiers, logistiques et RH

Activités :

Finance : Assurer le scan des documents financier pour l´archivage bailleur

  • Scanner les pièces comptables par mois et par journal
  • Scanner les contrats archiver physiquement par bailleur et par ligne budgétaire.

Logistique :

  • Scanner les dossiers d´achat logistiques
  • Archivage les chronos de dossier d´achat logistique
  • Vérifier les dossiers logistiques avant rangement
  • Codifier les classements et ou archivage par base et par projet

RH : Classer les documents RH dans les dossiers du personnel :

  • Contrats de travail, fiches de paie, demandes d´absence, états de paiement, ordres de mission, évaluations ;
  • Faire les demandes d´achats en collaboration avec les finances et transmettre à la logistique.

Inventorier l´ensemble des pièces et alerter la coordinatrice en cas d´absence de certains documents ;

Proposer des améliorations dans la méthode de classement des documents.

Objectif 2 : Archiver les contrats dans le respect de la procédure et en vue d´éventuelles audits

Activités :

  • Scanner les dossiers d´achat, les contrats de travail et fiches de paie et les archiver selon la méthode adaptée
  • Participer à l´archivage malle
  • Suivre et mettre à jour les outils de gestion de l´archivage
  • S´assurer de la bonne conservation des archives de la mission

Objectif 3 : Apporter son support à la Chargée audit dans la réponse aux auditeurs

Activités :

  • Participer à la préparation des audits
  • Rassembler les documents demandés par les auditeurs

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

Formation :

  • Bac+2 en comptabilité/administration

Connaissances techniques spécifiques:

  • Capacité de lecture de documents comptables, connaissance des techniques d´archivage, rigueur, organisation, bonne communication

Expérience (années) :

  • Expérience minimum d´un an en archivage

Connaissances du secteur humanitaire :

  • Pas nécessaire

Connaissances de l´organisation :

  • Pas nécessaire

Langues :

  • Excellent niveau de français (écrit et oral), l´anglais serait un plus

Systèmes -d´information :

  • Maitrise du pack office, SAGA,

Mobilité (national/ international) :

  • Déplacements éventuelles et ponctuels sur les bases

Notre paquet remuneratif

  • La politique des Ressources Humaines d´Action Contre la Faim vous propose entre autre les avantages suivants :
  • Un package compétitif de rémunération ;
  • L´opportunité de travailler dans une équipe internationale dynamique et expérimentée ;
  • Possibilité d´évolution au sein de l´organisation ;
  • Formations ponctuelles aux niveaux national et international ;
  • Contrat de six (06) mois à un (01) an pour toute première collaboration

Contacto: http://ow.ly/Gcqu30k3Mgl

 

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