ActualidadInfociviliaQuiénes somos

Administrador (a) Base en Cuilco Huehuetenango

  • Puesto: Administrador (a) Base en Cuilco Huehuetenango
  • Organización: Acción contra el Hambre
  • Fecha límite: 30 de Abril de 2019
  • Lugar: Guatemala, Cuilco, Huehuetenango
  • Método de contacto:
    http://ow.ly/xHDv30nXyLj

Descripción:

Duración : 43 meses (finaliza el 31/12/2022)

Fecha de inicio : Inmediatamente

Contribuirás a acabar con el hambre en el mundo por ...

Gestionar y manejar la Tesorería de la Base de Huehuetenango en base al Manual de Tesorería de la Misión y directrices del Coordinador Administrativo Regional y Oficial de Finanzas, contabilizando las operaciones contables que de ésta se derivan y de las contrapartes que ejecutan en el área geográfica de la Base, verificando para el efecto que los justificantes de gastos y otros documentos de soporte cumplan con la normativa de AcH, respetando las normas fiscales y tributarias en vigor. Procesamiento y seguimiento financiero de los presupuestos que se ejecutan en la base de Huehuetenango en coordinación con el Oficial de Finanzas. Coordinar y presentar el archivo de gastos y fuentes de verificación según lineamientos otorgados por la Auxiliar de Archivo. Apoyar procesos y trámites administrativos y de RRHH, incluido entre éstos la gestión de pagos de servicios generales e insumos de operación de la Base.

Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivos Específicos:

Objetivo 1: Gestión Contable:

Actividades:

Bajo la supervisión del Oficial de Finanzas:

  • Llevar actualizados diariamente los registros bancarios y de efectivo de la Base, con la debida codificación contable y financiera.
  • Tareas que realizar en el sistema contable AGRESSO:

    • Gestiones de apertura y cierre contables mensuales en el sistema contable.
    • Macheo de cuentas transitorias.
    • Realización de ajustes.

  • Solicitud de autorización de Líneas Financieras, Códigos contables, Códigos de Terceros, CAT 6, para habilitaciones en sistema contable AGRESSO.
  • Enviar al Oficial de Finanzas los postback contables de manera semanal para realizar una revisión de la información previa carga a AGRESSO. Aplicar en las ocasiones que aplique, las correcciones y reimputaciones que éste indique en los postback correspondientes para su posterior importación a AGRESSO.
  • Remitir la contabilidad final validada en las versiones libro Excel y Postback de Agresso al Oficial de Finanzas y Contadora.
  • Controlar los anticipos de cheques, velar por su pronta rendición y registro contable;
  • Revisar y recopilar toda la información financiera-logística y técnica de transacciones bancarias de ACH e integrarla en forma cronológica por mes.
  • Apoyar al equipo administrativo de la Base Guatemala en los procesos de auditoría.

Objetivo 2: Gestión de la Tesorería y Pagos:

Actividades:

  • Leer, comprender y firmar la política de tesorería de la misión.
  • Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) la emisión de transferencias económicas y/o cheques de acuerdo con las solicitudes de pedidos (suministros, trabajos y servicios) de la misión/proyectos de la Base de Huehuetenango.
  • Validaciones financieras de SP (solicitud de pedido) y Órdenes de Compra de la Base hasta un monto máximo de Q30, 000.00.
  • Encargado/a de la emisión de cheques de pago y/o transferencias bancarias a proveedores según información de órdenes de compra y requerimientos de los proyectos y Base Huehuetenango.
  • Responsable del inventario de formas en blanco de cheques de la Base, y solicitando la emisión de talonarios de cuentas oportunamente con el banco gestor.
  • Realizar y/o coordinar con logística el depósito de efectivo recibido por concepto de anticipos, reintegros o pagos a proveedores.
  • Efectuar los pagos de las Bases, efectuarlos según el plan de financiación en el país (CCP);
  • Liberar oportunamente en la Banca Electrónica de G&T Continental los cheques emitidos (vaciado de cheques).
  • Coordinar las solicitudes de transferencia de los fondos para alimentar las cajas y las cuentas bancarias de acuerdo con las reuniones de coordinación con los Jefes de Proyecto y Logística. Enviar al Coordinador Administrativo la solicitud final mensual de tesorería los días 3 de cada mes.
  • Codificación contable de los soportes de gastos y colocación de sellos de pagado de acuerdo con el manual de tesorería de la misión.
  • Elaboración y actualización del reporte de inconsistencias de dossieres según cada proyecto.
  • Apoyar al personal de la Base en el trámite de apertura de cuentas bancarias.
  • Llevar al día conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias a su cargo en Base, mantener como mínimo un saldo de Q.30,000.00 y enviar alertas al Coordinador Administrativo cuando se dé esta condición.
  • Resguardar y ejecutar las cajas chicas que correspondan.
  • El resguardo de un fondo de emergencia.

Objetivo 3: Gestión Financiera:

  • Apoyo en el seguimiento presupuestario de los contratos de financiación de la base.
  • Seguimientos a alertas, riesgos financieros que sean reportados por el Asistente Financiero y/o Coordinador Administrativo.
  • Emisión de seguimientos presupuestarios de proyectos ejecutados en la Base, y enviar al jefe de proyecto.
  • Gestión actualización general de fondos de los contratos de financiación.
  • Análisis de ejecuciones presupuestarias.
  • Reuniones mensuales de seguimiento financiero de los proyectos que se ejecutan en la Base de Huehuetenango.
  • Coordinación de cierres financieros de proyectos con los jefes de proyecto ejecutados en la Base de Huehuetenango.

Objetivo 4: Gestión de las Contrapartes:

Actividades:

  • Cuando existan contrapartes ubicadas en el área geográfica de las Bases y en apoyo al Auxiliar Contable de Contrapartes:
  • Revisar la contabilidad de contrapartes, habilitando libros contables, llevando un control contable de los anticipos y rendiciones de éstos. Revisión, validación e importación contable de la cofinanciación comprometida.
  • Capacitar a las contrapartes de ACH en el sistema contable a reportar de acuerdo con los lineamientos y políticas contables de ACH.
  • Recepción, revisión de archivos digitales/físicos e importar la contabilidad y reporte de gastos mensuales de los socios; la Contadora y el Coordinador Administrativo darán su aval financiero, retroalimentación o correcciones a realizar una vez revisados.
  • Realizar los desembolsos a los socios de acuerdo con las instrucciones del Coordinador Administrativo.
  • Apoyo cuando se requiera, de verificación de documentación física de contrapartes dentro y fuera del país.

Objetivo 5: Archivo Contratos de Financiación:

Actividades:

  • Archivo mensual financiero de los libros de bancos y caja chica: mensualmente crear archivo físico de los libros de bancos y caja chica, y enviar a la Contadora en la fecha de envío de la contabilidad mensual. Solicitar a la Auxiliar de Archivo, el archivo digital de los contratos de financiación enviados de la Base.
  • Archivo de contratos de financiación - departamento de Finanzas y Técnico: revisar, gestionar la subsanación de deficiencias que estén a su alcance, clasificar, y ordenar la documentación financiera, administrativa y contable por contrato de financiación, cada uno de éstos archivados por transacciones según importación de libros al sistema contable AGRESSO por libro contable.
  • Rotular Leitz de contratos de financiación: preparar Leitz debidamente rotulados para cada uno de los contratos de financiación por mes, procurando emitir como mínimo cada mes los siguientes: libros de bancos y caja; se utilizará para el efecto el tipo de rotulación estipulado en el Manual de Archivo de Acción contra el Hambre España. Un Leitz podrá sustentar la documentación de uno o más meses, de ser varios, deberá crear las pestañas y rotulaciones específicas indicando el período.
  • En temas de archivo, la Auxiliar de Archivo será la persona referente en capacitarle, inducirle y resolver dudas y nuevos procedimientos.

Objetivo 6: Gestión de los aspectos fiscales y tributarios:

Actividades:

  • Elaborar retenciones de Impuesto Sobre la Renta ISR- a las facturas que de acuerdo con la legislación guatemalteca corresponde. Enviar las retenciones a proveedores en los tiempos oportunos según Ley.
  • Solicitar a la Contadora la emisión de facturas especiales, para el efecto debe enviar soporte contable de los gastos efectuados: recibos comunes o documentos no contables y adjuntar DPI o pasaporte.
  • Llevar la contabilidad de acuerdo con las normas fiscales y tributarias del país, armonizando los datos contables mensualmente de acuerdo con los lineamientos del Coordinador Administrativo y en casos necesarios, del Asesor Contable Externo.
  • Cuando corresponda, emitir los formularios de pago de impuestos ISR e IVA- en el portal www.declaraguate.com.gt, coordinar la revisión de éstos por parte de la Contadora.

Objetivo 7: Apoyo en Gestiones y Trámites Administrativas y de los Recursos Humanos:

Actividades:

  • Atención de planta telefónica
  • Recepción de documentos varios enviados de la Base Capital a Base Huehuetenango relacionados directamente con RRHH para ser entregados a los interesados.
  • Gestión de pedidos, compras y pagos de insumos de cafetería, limpieza, servicios generales de la Base.
  • Elaboración, impresión, solicitud de firma, y envío de contratos de staff a destajo.
  • Recepción de CV para procesos de reclutamiento, y posterior envío a oficial de RRHH.
  • Apoyar en la impresión de evaluaciones para proceso de reclutamientos, así como pasar los test, tomar el tiempo, y posterior envío a oficial de RRHH a ciudad capital para su debida valoración.
  • Apoyo en trámite de firma de fichas de salarios, prestaciones laborales, indemnizaciones, vouchers, transferencias, entre otros.
  • Certificados de IGSS
  • Impresión de cartas de constancia laboral y salarial, debidamente firmadas y selladas por oficial de RRHH.
  • Elaboración y emisión de cartas para apertura de cuentas bancarias a staff de la Base.
  • Apoyo en entrega de formularios para inscripción de Seguro médico y/o IGSS a staff y posterior envío a oficial de RRHH.
  • Apoyo en entrega de carné de seguro o de identificación de Staff en ambas vías (staff ? oficial de RRHH)
  • Recepción de Timesheets de Staff para envío a oficial de RRHH a ciudad capital.
  • Recepción de solicitudes de vacaciones de staff para envío a oficial de RRHH a ciudad capital.

Esta descripción encaja contigo?

Formación:

  • Pensum Cerrado en las carreras de: Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Economía u otras afines a Ciencias Económicas.

Conocimientos técnicos específicos:

  • Conocimiento en manejo de tesorería
  • Conocimiento de gestión contable.
  • Conocimiento de legislación fiscal guatemalteca.
  • Conocimientos y experiencia en manejo contable y administrativo
  • Experiencia de al menos 4 años área administrativa
  • Dinamismo, iniciativa y flexibilidad en horario de trabajo

Experiencia previa:

  • Experiencia mínima de 4 años en puestos administrativos similares.

Cocimiento del sector humanitario:

  • No indispensable

Conocimiento de ACH

  • No indispensable

Idiomas:

  • Español e inglés intermedio

Ofimática y sistemas específicos:

  • Dominio de Windows, manejo de Office, principalmente Excel

Movilidad (nacional/ internacional)

  • Huehuetenango, Guatemala y cuando le sea requerido otros lugares del interior de la República.

Contacto

Volver arriba


Sector3, Información y Servicios para el Tercer Sector © 2019 | Política de Privacidad | Aviso Legal y condiciones de uso | Política de Cookies

Valid XHTML 1.0 Strict ¡CSS Válido! Accesibilidad nivel 3

Este sitio utiliza cookies para mejorar la experiencia de navegación. Al navegar por el sitio da su consentimiento para el uso de estas cookies según nuestra política de Cookies | Aceptar | Saber más